Samtalsfärdigheter, behövs det?
Är det inte bara att snacka på så blir det bra? Nja, inte riktigt.
Du kanske känner igen dig i:
Du inleder ett samtal om något som är viktigt eller intressant för dig men motparten tar över och börjar prata om sig och sitt, utan att ställa en enda intresserad fråga till dig.
Du ger någon kritik och får direkt tillbaka ett ”Ska du säga!” eller ”Sköt du ditt så sköter jag mitt”.
Du tar på dig att göra saker som du varken hinner eller har lust med för att du inte lyckades vara tydlig med var din gräns går.
Ingen av ovanstående situationer är speciellt rolig att hamna i och utvecklar heller inte samtalet eller relationen, men med bättre samtalsfärdigheter kan det bli mer konstruktivt. Dessutom är de färdigheterna kritiska för morgondagens (och även dagens) ledare.
Gallup publicerade nyligen en artikel om sin syn på ledarskapet i framtiden. I och med att allt mer blir automatiserat, vi får allt fler virtuella team, nya anställningsformer, AI och robotar kommer in allt mer, tilltagande ”gig-ekonomi” och ändrade organisationsformer så förändras även ledarskapet.
Ledaren behöver vara mer coach än boss, behöver kunna uppmuntra tillväxt och utveckling genom att leda styrkebaserat och kunna behärska det viktigaste verktyget av alla: meningsfulla samtal.
För att kunna ha meningsfulla samtal i olika sammanhang, oavsett om vi är ledare eller inte, kan vi behöva träna olika färdigheter som
- Aktivt lyssnande
- Ställa frågor
- Ge och ta feedback
- Ta emot kritik
- Sätta gränser, säga nej
- Aktivt berättande
- Ge olika typer av besked.
Utan goda färdigheter i att samtala med andra kan det leda till att vi inte blir förstådda eller inte får önskad hjälp. Vi missar också vad andra säger och menar, det kan lätt bli missförstånd som ställer till det.
Vårt sätt kan också om vi lägger fram eller tar emot feedback eller kritik på fel sätt leda till oönskade reaktioner som inte leder framåt.
Några av färdigheterna är lite extra intressant tycker jag, så här är några tankar och tips kring dem.
Aktivt lyssnande
Den viktigaste färdigheten är nog det aktiva lyssnandet. Det handlar om att vara engagerad och närvarande, vilja lyssna utan döma, uppmuntra berättande, utforska, spegla och sammanfatta. Att lyssna aktivt ger flera positiva effekter:
- Det känns bra för den andra personen. Att få dela problem och negativa känslor gör dem mindre.
- Lyssnandet lockar fram mer information. Genom att få veta mer blir det lättare att förstå den andres perspektiv på frågan.
- Jag visar att den andre personen är viktig. Han/hon kommer sedan sannolikt lyssna på mig när det är jag som pratar.
- Det kan hjälpa mig att hantera feedback och kritik. Jag lyssnar in istället för att direkt. hugga tillbaka eller försvara mig.
För att lyssna aktivt krävs närvaro. Ett aktivt lyssnande handlar inte bara om vad som sägs utan handlar även om vad som inte sägs, att lyssna efter det som finns under ytan. Man måste ha en vilja att förstå och ha insikten om att vi kommunicerar och bearbetar information på olika sätt.
Att lyssna aktivt kräver övning så att vi inte hamnar i ett dömande, stannar i våra egna huvuden/egna tankar eller är mer intresserade av att försöka styra samtalet till det som intresserar oss själva mer.
Ta emot kritik
Att ta emot kritik, speciellt om vi upplever den som överrumplande (och kanske orättvis) kan göra att vi reagerar på ett sätt som inte är så konstruktivt.
”Jag tycker att du kör lite för snabbt nu.”
”Är det du eller jag som kör?”
”Du plockar aldrig ur diskmaskinen.”
”Ska du säga som aldrig går ut med soporna.”
Efter att ha fått kritik, vad händer?
En tankeprocess startar: ett missförstånd? Är den andre felfri? Stämmer det här på mig? Förstärks med negativa känslor, särskilt om man blir överrumplad.
Det kan leda till försvar eller att vilja nedvärdera den andre
Ett bättre alternativ är att LYSSNA AKTIVT och ställa ÖPPNA FRÅGOR
Det ger en chans att varva ner, få betänketid och öka förståelsen.
Efter att ha fått kritiken, fråga dig: vad kan jag göra åt det här? Be om konkreta instruktioner, tips, råd.
Och tacka sedan för att den andres synpunkter, oavsett om du tyckte det var rättvist eller inte.
(Det här är både stort och svårt, speciellt om vi i våra egna ögon tycker kritiken är orättvis.)
Sätta gränser, säga nej
För många av oss är det svårt att säga nej, dra en gräns – man är rädd att det kan uppfattas negativt, att det skadar relationen eller sårar den andre.
Men risken är att man annars kan bli utnyttjad, få för mycket att göra eller får göra sådant man inte alls har lust med alltför många gånger. Någon annan kan fortsätta att begära för mycket av dig och gå över gränsen.
Så det handlar om att vara tydlig och klargöra ditt eget perspektiv på saken.
Du presenterar varför du inte vill gå med på något i stället för att reagera med att bli arg eller skuldbelägga. Målet är ju att den andre ska förstå, sluta begära, sluta tjata och samtidigt bibehålla en god relation. Du lägger fram en form av jag-budskap utifrån ditt perspektiv och vad du tycker.
Har du sagt nej, försök att inte heller ta på dig att komma med en lösning eller fixa det. Du behöver heller inte försvara ditt nej, även om det ofta känns som man borde det.
Om du ställs inför önskan om ett snabbt beslut, så tänk på att ju snabbare du behöver fatta
ett beslut, desto större risk att det blir ett dåligt beslut.
Om det går så be att få fundera, tänka på saken, för att fundera på för- och nackdelar, i stället för att fatta ett för snabbt slarvigt beslut, bli besviken på dig själv och göra något som inte är du.
Vad kan du göra?
Samtalsfärdigheter utvecklas genom medveten träning.
Det kan ta 15-30 timmar att bli bättre på att till exempel lyssna.
Identifiera områden du vill bli bättre på och sätt upp långsiktiga mål för dig själv.
Sluta inte upp med att försöka göra ditt bästa, ta fullt ansvar för att skapa goda samtal, oavsett hur den andre beter sig.
Träna på en sak i taget och ha fokus på den, exempelvis ”ställa öppna frågor” eller ”sammanfatta i slutet av samtal”.
Slutligen – det finns ingen patentmetod som alltid fungerar och rår på alla svårigheter eller fungerar med alla människor.
Läsa vidare
Vill du läsa mer så rekommenderar jag boken ”Samtalsfärdigheter – stöd, vägledning och ledarskap” av Erik Rautalinko.